Was sind automatisierte Zahlungen, und warum sind sie so wichtig?

Jede Transaktion hat eine Reihe von flexiblen Komponenten. Die Rollen von Gast und Serviceanbieter sind klar, dazu kommen Banken und Zahlungsnetzwerke, die f眉r jede Abwicklung und f眉r das System selbst Geb眉hren erheben; m枚glicherweise gibt es Bearbeitungsgeb眉hren von dritter Seite. Mit der Entwirrung dieses Kn盲uels solten sich Hoteliers nicht belasten m眉ssen. Alles sollte unkompliziert und nahtlos funktionieren, als Teil eines zentralen Systems 鈥� in diesem Fall dein Property Management System oder deine Hospitality Cloud.

Automatisierte Zahlungen bewirken durch die Eliminierung unn枚tiger, manuell durchgef眉hrter Schritte grundlegende 脛nderungen. Mit intelligenter Cloud-Technologyie kannst du Zahlungen bargeldfrei und ohne Geldkarte annehmen; das ist sicher, bequem und effizient und f眉hrt sogar zu Einsparungen. Nicht 眉bel, oder?

Aber wie k枚nnen Hotels automatisierte Zahlungen implementieren? Im Prinzip k枚nnen sie 眉ber dein PMS in den gesamten Prozess integriert werden. Du solltest in der Lage sein, Zahlungen jederzeit und von 眉berall her anzunehmen, sei es 眉ber die Buchungsmaschine, die Best盲tigungsmail, beim Check-in mit Terminal oder Kiosk, oder durch eine Zahlungsaufforderung. Je mehr M枚glichkeiten du anbietest, desto besser; G盲ste k枚nnen so die f眉r sie passende Variante w盲hlen.

Warum sollten Hotels ihre Zahlungsprozesse automatisieren?

Was gut f眉r die G盲ste ist, ist 眉blicherweise auch gut f眉r dein Haus 鈥� und umgekehrt. Die Verschlankung deiner Arbeitsabl盲ufe wirkt sich positiv auf deine G盲ste aus, da deine Mitarbeiter mehr Zeit f眉r ihre Betreuung haben. Die vereinfachte Zahlung f眉r Buchungen und zus盲tzliche Angebote ist angenehm f眉r den Gast und hilft dir gleichzeitig, den Umsatz zu steigern. Es ist eine symbiotische Beziehung mit Vorteilen f眉r beide Seiten, wenn du alles richtig machst.

Und noch eine gute Nachricht: die G盲ste sind vorbereitet. Durch Startups wie Uber oder die Apps der zahlreichen Lieferdienste sind sie mit dieser Zahlungsweise bereits vertraut. Sie m枚chten ihre Kartendaten nur einmal eingeben und vertrauen darauf, dass die betreffenden Unternehmen verantwortlich mit ihnen umgehen. Covid hat den Trend zur kontaktfreien Zahlung beschleunigt, aber f眉r viele von uns ist sie seit langem die Norm.

Sehen wir uns die Vorteile von automatisierten Zahlungen in Hotels etwas genauer an.

Verbesserung der Arbeitsabl盲ufe

Zahlungen zu automatisieren bedeutet vor allem, sie zu vereinfachen. Jeder Zahlvorgang kann mit einem einzigen Klick durchgef眉hrt werden, damit wird Zeit gespart und gleichzeitig werden Fehler vermieden. Auch deine Mitarbeiter werden dir dankbar sein; G盲ste zur Zahlung aufzufordern oder die Durchf眉hrung der Zahlungen selbst geh枚ren nicht zum angenehmeren Teil ihrer Arbeit, und mit der Abschaffung dieser Aufgaben wird gleichzeitig ein Stressfaktor beseitigt.

Die vollst盲ndige Automatisierung macht gedruckte Rechnungen 眉berfl眉ssig 鈥� sie werden nun per E-Mail versandt. Schluss mit herumliegende Zetteln, die leicht verloren gehen k枚nnen. Und zum Abgleich muss niemand manuell die 脺bereinstimmung der Rechnungen mit den Daten im System kontrollieren. Das ist schon passiert, ohne Rechenfehler 鈥� was das Arbeiten noch angenehmer macht.

Erw盲hnenswert sind auch die positiven Auswirkungen auf andere Bereiche deines Unternehmens. Automation hilft dir, deinen Bestand besser zu verwalten; sobald etwas bezahlt ist, wird das sofort in deinem PMS oder anderen verbundenen Systemen angezeigt. Weiterhin tr盲gt sie zur Abschaffung der Nachtaudits bei, und mit der Erweiterung deiner Zahlungsm枚glichkeiten kannst du dir neue Kundenkreise erschlie脽en.

Der Internethandel w盲chst weiter, ohne Anzeichen von Schw盲che; 2020 erreichte er mit erstaunlichen 46 % die h枚chste Wachstumsrate der letzten zehn Jahre. Parallel dazu werden digitale Geldb枚rsen und mobile Zahlungsmethoden wie Google Pay oder Apple Pay immer beliebter (). 2020 bereits 21.5 %, und im Jahr 2024 werden voraussichtlich ein Drittel der Zahlungen an Verkaufspunkten weltweit auf diese Weise durchgef眉hrt. Wenn du dein Haus gut positionieren und 眉ber die kommenden Jahre hinweg deinen Umsatz maximieren willst, solltest du unbedingt auf diese Karte setzen.

Den Trend zu kontaktfreien Zahlungen, der eine Schl眉sselrolle spielt, haben wir bereits erw盲hnt. Manche Hotels arbeiten heute schon komplett bargeldlos; so k枚nnen sie Fehler vermeiden und das Diebstahlsrisiko f眉r G盲ste und Mitarbeiter reduzieren. Als Folge der Revolutionierung des Gasterlebnisses in den letzten Jahren ist das Ein- und Auschecken online f眉r einen Teil der G盲ste heute selbstverst盲ndlich; manche H盲user k枚nnen bereits auf 100 % der Check-ins und Check-outs online verweisen. Ohne Empfangsmitarbeiter vor Ort sind manuelle Zahlungen unm枚glich, was die Zahlungsautomation unumg盲nglich macht. Erwartungsgem盲脽 ist man bei Ferienwohnungen einen Schritt voraus, aber die Hotels holen schnell auf.

H枚here Effizienz

Die Automatisierung von Raten ist ein weiterer gro脽er Pluspunkt. Du kannst deine Raten so konfigurieren, dass du dir um Zahlungen keine Gedanken mehr machen musst. Der Gast wird den richtigen Preis zur richtigen Zeit zahlen, und es gibt keine Unstimmigkeiten. Besser, schneller, digitaler. Was kann man dagegen einwenden?

Mit automatisierten und zentralisierten Zahlungen wird auch dein Reporting deutlich einfacher. Du erh盲ltst eine transparente 脺bersicht 眉ber deine Geb眉hren und Kosten (zum Beispiel f眉r Zahlungsabwicklung oder das System selbst), die du f眉r k眉nftige Entscheidungen nutzen kannst. Deine Daten werden st盲ndig aktualisiert und m眉ssen nicht manuell abgeglichen werden; auch das unn枚tige Ausdrucken von Reporten geh枚rt der Vergangenheit an. Das ist ein kleiner, aber nicht unwesentlicher Schritt in Richtung nachhaltige Hotellerie; die Umwelt wird es dir danken.

Es gibt eine Reihe hervorragender Buchhaltungs-Integrationen, die in Verbindung mit deinem Property Management System f眉r einen nahtlosen Ablauf der Buchhaltungsprozesse sorgen. Den gewissenhaftesten Buchhaltern oder Rezeptionisten k枚nnen Fehler unterlaufen, gerade bei der Kalkulation oder Daten眉bertragung. Warum l盲sst du das nicht einen Computer erledigen? Er ist schneller und genauer, und deinem Team bleibt mehr Zeit f眉r andere Aufgaben.

Mehr Sicherheit, weniger Chargebacks

Die Vorbehalte gegen眉ber Online-Zahlungen haben sich in den letzten Jahre verfl眉chtigt; inzwischen sind auch die letzten Zweifler 眉berzeugt. Jeder ernstzunehmende Anbieter muss strenge Sicherheitsregeln befolgen und Zertifizierungen erwerben, damit die Transaktionen nicht nur bequem, sondern auch sicher sind.

Die -Zertifizierung geh枚rt zu den wichtigsten in der Branche, unterst眉tzt von den gro脽en Kreditkartenunternehmen gew盲hrleistet sie die Sicherheit der Kartendaten. Tokenisierung bedeutet, dass die eigentlichen Kartendaten nicht in deinem System erscheinen. Daneben sorgen die neue, in ganz Europa eingef眉hrte PSD2-Regulierung und die damit verbundene Multi-Faktor-Authentifizierung f眉r sicherere Zahlungen als je zuvor.

Wie schon gesagt ist alles, was gut f眉r deine G盲ste ist, auch gut f眉r dein Haus. Die Sicherheit der Zahlungen und Kartendaten bedeutet gleichzeitig, dass du dich mit weniger Kreditkartenbetrug und Chargebacks herum盲rgern musst. Und das 眉bereilte Wiederverkaufen von Zimmern in letzter Minute entf盲llt auch.

Neue Einnahmequellen

Wenn du glaubst, dass du mit automatisierten Zahlungen deinen Nettogewinn steigern kannst, dann ... liegst du genau richtig! Im Anbetracht des Aufschwungs mobiler Zahlungen k枚nnen sich Hoteliers die H盲nde reiben: Nutzer mobiler Zahlmethoden geben in der Regel Geld aus wie Nichtnutzer. Der Kauf von Produkten und Services ohne Verwendung von Bargeld oder Eingabe der Kartendaten ist mit einer anderen Mentalit盲t verbunden, und Hoteliers sollten sich das zunutze machen.

Es ist also eine Gelegenheit zum Upselling oder Cross-Selling deiner anderen Produkte und Services. Eine intelligente Hospitality Cloud ist in der Lage, zus盲tzliche Angebote wie Restaurants oder Spas zu integrieren und alles zusammen in Rechnung zu stellen. Dabei spielt keine Rolle, ob sofort oder am Ende des Aufenthalts abgerechnet wird; in jedem Fall hast die Kartendaten des Gastes zur Hand und kannst die Transaktion mit einem Klick durchf眉hren.

Deshalb sind Komfort und Bequemlichkeit so wichtig. Wenn ein Gast wei脽, dass er einfach im Fitnessraum auftauchen und Sport treiben kann (die Zahlung wird schnell und automatisch abgewickelt), wird er es eher tun, als wenn er den Aufenthalt umst盲ndlich im Voraus buchen und separat bezahlen muss.

Sprechen wir schlie脽lich noch ein anderes Thema an: Kundenbindung. Wir haben hier eine weitere M枚glichkeit f眉r Hoteliers, ihre G盲ste einzubinden und zum Wiederkommen zu bewegen. Kundenkarten werden mit , wenn sie auf dem Telefon installiert sind: ein in die mobile Zahlungsplattform integriertes Treueprogramm k枚nnte .

Zufriedene G盲ste

Du hast sicher bemerkt, dass nahe zu alle erw盲hnten Vorteile einen Nebeneffekt haben: sie machen den Aufenthalt f眉r die G盲ste angenehmer. Das ist so wichtig, dass wir darauf noch einmal eingehen wollen.

Die Abschaffung manuell durchgef眉hrter Zahlungen f眉hrt zu einer Zeitersparnis f眉r deine Mitarbeiter, und sie k枚nnen diese Zeit zur besseren Betreuung der G盲ste nutzen. Das ist schwer zu quantifizieren, aber es entspannt die Atmosph盲re; die G盲ste sp眉ren das. Und wenn sie dank integrierter Prozesse beim Online-Check-in oder am Empfangskiosk nicht mehr Schlange stehen m眉ssen, ist das ein weiteres gro脽es Plus.

Mit der Zahlungsautomation kannst du G盲sten die Freiheit der Wahl geben, und das ist keine Kleinigkeit. Sie k枚nnen ihre bevorzugte Zahlungsart w盲hlen, sie k枚nnen entscheiden, wie sie ein- und auschecken. Das ist besser f眉r die G盲ste, und es ist besser f眉r dein Haus 鈥� worauf wartest du eigentlich noch?